전자 서명과 디지털 서명의 차이점 및 법적 효력
워드 문서에 전자 서명을 넣는 방법을 알아보기 전에, 먼저 전자 서명과 디지털 서명의 차이를 간단히 짚고 넘어가겠습니다. 일상에서는 두 용어를 혼용하기도 하지만 서로 다른 개념이에요. 전자 서명은 넓은 의미로 전자 문서에 서명자의 의사를 표시하는 모든 형태의 서명을 가리킵니다. 쉽게 말해 종이에 한 자필 서명을 스캔한 이미지나, 문서에 복사해서 붙이는 서명 그림, 전자 계약서에 첨부하는 사인 등이 모두 전자 서명에 해당돼요 (전자 서명과 디지털 서명의 차이는 무엇입니까? | DigiCert FAQ). 반면 디지털 서명(Digital Signature)은 암호화 기술과 디지털 인증서를 이용해 서명자의 신원과 문서의 무결성을 보증하는 특별한 전자 서명 방식입니다 (전자 서명과 디지털 서명의 차이는 무엇입니까? | DigiCert FAQ) (전자 서명과 디지털 서명의 차이는 무엇입니까? | DigiCert FAQ). 디지털 서명을 사용하면 문서가 서명 후 변경되지 않았음을 증명할 수 있고, 공인된 인증 기관(CA)이 발행한 디지털 인증서로 서명자의 신원을 확인합니다 (디지털서명 & 전자서명 같은 뜻 아니야?! 전자계약 EasyContract). 요약하자면, 모든 디지털 서명은 전자 서명이지만, 모든 전자 서명이 디지털 인증서 기반인 것은 아니라는 점이 핵심입니다.
그럼 법적 효력은 어떨까요? 다행히도 우리나라를 포함한 대부분 국가에서 전자 서명은 적법하게 인정되고 있습니다. 대한민국 전자서명법 등에 따라 전자 문서와 전자 서명도 종이와 자필 서명처럼 법적 효력을 부인받지 않으며, 동일한 증거로서 인정된다고 합니다 (싸인투게더 활용방법 : 법무팀이 알려드리는 전자계약의 법적효력). 즉, 워드 문서에 이미지로 넣은 서명도 당사자가 직접 서명했다는 사실만 입증된다면 효력이 있다는 뜻이죠. 다만 전자 서명 이미지는 복제가 가능하고 보안이 상대적으로 약하므로, 문서 위변조 방지나 서명자의 신원 보장은 어렵습니다. 중요한 계약서라면 추후 분쟁을 막기 위해 인증서 기반 디지털 서명이나 공인 전자서명 서비스를 이용하는 편이 안전합니다. 하지만 일반적인 상황에서는 워드에 서명 이미지를 삽입하는 정도로도 편리하게 서명 절차를 진행할 수 있습니다 (실제로 Word Online 등에서도 서명을 스캔한 그림으로 삽입하도록 안내하고 있어요 (웹용 Word 서명을 추가할 수 있나요? - Microsoft 지원)).
손글씨 서명 이미지 만드는 법 (스마트폰 활용)
이제 본격적으로 워드 전자서명 작업을 시작해봅시다. 가장 먼저 할 일은 본인의 손글씨 서명 이미지를 만드는 것이에요. 준비물은 종이 한 장과 펜, 그리고 스마트폰 카메라면 충분합니다. 아래 단계에 따라 천천히 진행해보세요:
- 종이에 서명하기: 깨끗한 흰 종이에 본인의 평소 자필 서명을 선명하게 작성합니다. 볼펜이나 사인펜 등 진한 잉크로 쓰면 촬영했을 때 더 잘 나오겠죠. 여러 번 써보고 가장 잘 나온 서명을 골라주세요.
- 스마트폰으로 사진 찍기: 작성한 서명이 담긴 종이를 스마트폰 카메라로 사진 찍습니다. 이때 그림자가 생기지 않도록 밝은 곳에서 찍으면 좋아요. 서명 부분이 선명하게 나오도록 최대한 가까이 촬영하세요. 흔들리지 않게 찍는 것도 중요합니다.
- 스마트폰에서 PC로 이미지 전송: 찍은 서명 사진을 컴퓨터로 보내야겠죠. 가장 쉬운 방법은 스마트폰에서 본인에게 이메일로 이미지를 보내거나, 카카오톡/메신저 등으로 PC에 전송하는 거예요 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법). 혹은 구글 드라이브, 에어드롭, USB 케이블 등 편한 방식을 사용하세요. 목표는 해당 서명 사진 파일(JPG/PNG)을 PC에 저장하는 것입니다.
- 스캔 앱 활용 (선택사항): 만약 스마트폰에 문서 스캐너 앱(예: Microsoft Office Lens, 스캔스냅 등)이 있다면, 그걸로 서명을 찍으면 배경을 자동으로 정리해주어 더욱 깔끔한 스캔 서명 이미지를 얻을 수도 있습니다. 없더라도 기본 카메라로 충분히 가능하니 걱정하지 마세요.
- 이미지 파일 준비 확인: PC에 방금 보낸 이미지 파일이 잘 저장되었는지 확인합니다. 파일 형식은 JPG나 PNG 등 일반적인 포맷이면 되고, 파일 크기가 너무 크면 간단히 리사이즈해두면 좋아요 (너무 큰 해상도는 워드 문서에 삽입 시 불편할 수 있으므로 적당한 크기로).
이 과정까지 완료하면 전자 서명으로 사용할 이미지 준비는 끝났습니다. 이제 이 서명 이미지 삽입 방법을 단계별로 알아볼게요.
Microsoft Word 서명 이미지 삽입 및 편집하기
이제 준비한 서명 이미지를 Word 문서에 삽입해보겠습니다. Microsoft Word에서 그림을 넣는 방식으로 진행하면 어렵지 않아요. 예시로 Word 2016 이상의 버전을 기준으로 설명드리지만, 대부분의 워드 버전에서 유사하게 적용됩니다.
- 워드 문서 열기: 서명을 넣고자 하는 워드 문서를 엽니다. 서명 넣을 위치에 커서를 두세요 (예를 들어 계약서 맨 아래 서명란 등).
- 삽입 탭에서 그림 삽입: 상단 메뉴 리본에서
삽입탭을 클릭합니다. 거기서 그림 삽입 버튼을 찾아 클릭하고, 파일에서 그림 삽입 옵션을 선택합니다 (서명 삽입 - Microsoft 지원). 방금 PC에 저장한 서명 이미지 파일을 찾아 선택한 뒤 “삽입”을 눌러주세요. 그러면 문서에 서명 사진이 들어옵니다.- 참고로, 웹용 Word(Word Online)에서는 전자 서명 전용 명령은 없지만 이와 동일하게 스캔한 서명 이미지를 그림으로 삽입하는 방법으로 서명을 추가할 수 있습니다 (웹용 Word 서명을 추가할 수 있나요? - Microsoft 지원).
- 서명 이미지 선택: 문서에 넣은 서명 그림을 클릭하여 선택합니다. 그러면 상단에
그림 서식또는서식탭이 나타날 거예요. 이 탭에서 이미지 편집에 필요한 도구들을 사용할 수 있습니다. - 불필요한 여백 자르기: 스캔한 사진에는 서명 이외에 주변 종이 여백이 많이 포함되었을 겁니다. 워드의 그림 편집 도구 중
자르기기능을 이용해 서명 부분만 남기고 잘라냅니다 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법).그림 서식탭에서자르기아이콘을 클릭하면 이미지 가장자리에 검은 자르기 핸들이 나타나는데, 이를 드래그하여 서명 부분만 남기고 잘라주세요 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법). 자르기가 끝나면 Enter 키를 누르거나 다시자르기아이콘을 눌러 확정합니다. 이렇게 하면 서명 이미지 주위의 빈 공간이 제거되어 깔끔해집니다. - ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법) 워드의 그림 서식 탭에서
자르기도구를 사용하여 스캔한 서명 이미지의 불필요한 여백을 제거하는 모습. 빨간 상자로 강조된 아이콘이 자르기 도구이며, 아래쪽 그림에 검은 테두리 박스가 나타나 서명 부분만 남기고 크롭하는 과정을 보여준다. - 이미지 색상 및 배경 조정 (선택): 상황에 따라서는 서명 이미지의 배경을 투명하게 처리하거나 색상을 조정하고 싶을 수 있습니다. 만약 찍은 사진 배경이 회색빛이라면 워드의
그림 서식탭에서색>다시 칠하기옵션을 활용해 흑백으로 보기 등을 적용해보세요 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법). 서명만 진하게 보이고 배경은 흰색으로 날릴 수 있습니다. 또는배경 제거기능이 있다면 사용하여 흰 배경을 투명하게 만들 수도 있어요. 다만 배경 제거는 복잡한 이미지에서는 완벽하지 않을 수 있으니 필요할 때만 활용합니다. 일반적으로는 흰 종이에 쓴 서명이므로 굳이 투명 배경이 아니어도 문서에 잘 어울릴 것입니다. - 서명 이미지 위치 및 크기 조정: 이제 서명 그림을 원하는 위치로 옮기고 크기도 적절히 줄여야겠죠. 이미지를 클릭한 채 모서리를 드래그하면 크기를 비율대로 조정할 수 있습니다. 보통 실제 서명 크기와 비슷하게 줄이는 것이 좋습니다.
위치를 정확히 잡으려면 텍스트 배치 옵션을 변경하는 게 편리합니다. 이미지를 선택하고 마우스 오른쪽 클릭 →텍스트 줄 바꿈메뉴에서 텍스트 뒤로 또는 텍스트 앞으로와 같이 설정합니다 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법). 특히텍스트 뒤로배치를 하면 이미지가 문서의 글 위에 겹쳐져 자유롭게 이동시킬 수 있어요 ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법). 이 옵션은 리본 메뉴의그림 서식탭에서도 아이콘으로 설정 가능합니다 (서식 탭에서 작은 아이콘으로 텍스트 앞/뒤 배치 선택). 이렇게 하면 서명란 선 위나 원하는 곳에 서명 이미지를 드래그하여 자연스럽게 놓을 수 있습니다. - ([IT강의실] 워드 문서로 자필 서명하는 방법) 워드 문서에서 서명 이미지를 자유롭게 배치하기 위해
텍스트 줄 바꿈옵션을 설정하는 모습. 그림 서식 도구의 텍스트 배치 메뉴를 열어 텍스트 뒤로(혹은 텍스트 앞으로) 배치를 선택하면 빨간 상자 표시된 아이콘처럼 설정되며, 문서 내에서 서명 이미지가 글자와 겹치지 않고 독립적으로 이동 가능한 상태가 된다. - 서명 삽입 완료 및 저장: 이제 서명 이미지가 문서 내 적절한 위치와 크기로 들어갔다면 전자 서명 삽입은 완료입니다. 문서를 저장하세요. 필요한 경우 서명 옆에 날짜나 서명자의 이름을 텍스트로 추가해 둘 수도 있습니다. 하지만 이미지 자체에 이미 서명이 들어 있으니 굳이 이름을 적을 필요는 없겠죠.
以上의 과정을 거치면 워드 문서에 본인의 서명 이미지 삽입이 끝났습니다. 매번 이렇게 하면 되지만, 문서를 자주 작성해야 하는 분이라면 동일한 서명을 계속 넣는 일이 다소 번거로울 수 있습니다. 매번 이미지를 불러오고 크기 조정하는 과정을 줄일 방법은 없을까요? 다행히 Word에는 서명 이미지를 자동으로 삽입할 수 있는 편리한 기능이 있습니다. 바로 Quick Parts(퀵 파츠)라는 도구인데, 다음 절에서 이를 활용해 보겠습니다.
Quick Parts(퀵 파츠)로 서명 블록 저장 및 빠른 삽입
워드의 Quick Parts(빠른 부분) 기능은 문서에서 자주 쓰는 콘텐츠 조각을 저장해두고 필요할 때마다 불러오는 도구입니다 (
MS Office에서 '빠른 부분'의 힘을 발견하세요! | Lenovo 코리아 ). 서명이나 직인 이미지처럼 반복적으로 쓰는 요소를 퀵 파츠로 지정해두면, 일일이 파일을 찾아 삽입하지 않고도 몇 번의 클릭만으로 문서에 넣을 수 있어요. 한마디로 서명 이미지를 템플릿화한다고 볼 수 있습니다. 이제 방금 넣은 서명 이미지를 예로 들어 퀵 파츠로 저장하는 법과 활용 방법을 알아보죠.
- 서명 이미지 및 텍스트 선택: 먼저 워드 문서에서 이미 삽입해둔 서명 이미지를 클릭하고, 그 아래나 옆에 필요한 추가 텍스트(예: 서명자 이름 타이핑, 직함 또는 연락처 등)를 함께 블록 지정하세요 (How to Insert a Signature in Word) (How to Insert a Signature in Word). 예를 들어, 이미지 아래에 “홍길동”이나 “대표이사” 같은 문구를 입력해 놓으면 하나의 서명 블록으로 같이 저장할 수 있습니다. 그런 다음 서명 그림과 해당 텍스트를 모두 드래그하여 선택 상태로 만듭니다 (How to Insert a Signature in Word). (이미지만 저장하고 싶다면 이미지 하나만 선택해도 됩니다.)
- 퀵 파츠 갤러리에 저장: 상단 리본에서
삽입탭을 누르고, 오른쪽의텍스트그룹 내에 있는Quick Parts(빠른 부분) 버튼을 클릭합니다. 드롭다운 메뉴가 열리면선택 영역을 빠른 부분 갤러리에 저장또는상용구로 저장등의 메뉴를 찾을 수 있습니다 (서명 삽입 - Microsoft 지원). (버전이나 언어에 따라 “상용구”라고 표시될 수 있는데, 이는 AutoText 기능을 말합니다.) 해당 메뉴를 클릭하세요. 그러면 "새 상용구 만들기" 대화상자가 나타납니다 (서명 삽입 - Microsoft 지원). - 서명 블록 이름 지정: 새 상용구(Quick Part) 만들기 창에서 항목의 이름을 묻습니다. 여기서 나만 알아볼 수 있는 서명 블록의 이름을 입력합니다. 예를 들어 “내서명” 혹은 “홍길동사인” 등으로 정할 수 있겠죠. 갤러리는 Quick Parts(빠른 부분) 또는 AutoText(상용구)로 선택되어 있을 것입니다 (How to Insert a Signature in Word) (서명 삽입 - Microsoft 지원). 범주나 설명은 건드리지 않아도 무방합니다. 설정을 마쳤으면 확인(OK) 버튼을 눌러 저장합니다. 이제 서명 이미지와 텍스트가 하나의 빌딩 블록으로 저장되었어요.
- 서명 이미지 빠르게 삽입하기: 이제 이 서명 블록을 필요할 때마다 불러와 써먹을 수 있습니다. 테스트 삼아 문서의 다른 위치에 커서를 두고, 다시
삽입→Quick Parts(빠른 부분)메뉴를 열어보세요. 거기 보면 상용구 목록에 아까 지정한 이름의 서명 블록이 나타날 것입니다 (서명 삽입 - Microsoft 지원) (서명 삽입 - Microsoft 지원). 그 이름을 클릭하면, 바로 해당 위치에 동일한 서명 이미지와 텍스트가 삽입됩니다. 짠, 이제 반복해서 서명을 넣을 때 일일이 그림을 불러오지 않아도 되겠죠? 저장해둔 한 개 이상의 서명 블록을 문서 작성 중 언제든지 삽입할 수 있으니 문서 작업 효율이 크게 올라갑니다.- 단축키 삽입: 참고로, 상용구(Autotext)는 이름을 문서에 직접 타이핑하고 F3 키를 누르는 방법으로도 삽입 가능합니다 (How to Insert a Signature in Word). 예를 들어 상용구 이름을 "내서명"이라고 정했다면 문서에 내서명을 입력하고 F3을 누르면 해당 블록이 삽입되는 식입니다. 익숙해지면 이 방식이 더 빠를 수도 있어요.
Quick Parts를 활용하면 이러한 서명 이미지 삽입 자동화뿐만 아니라 자주 쓰는 문단이나 표형식, 로고 이미지 등도 저장해둘 수 있습니다 (Add A Signature To A Word Document With Building Blocks & Quick Parts) (Add A Signature To A Word Document With Building Blocks & Quick Parts). 특히 계약서나 합의서 등 여러 문서를 연달아 처리할 때 서명 삽입 시간을 크게 단축할 수 있으니 적극 활용해보세요. 단, 다른 컴퓨터에서 워드를 사용할 때는 해당 퀵 파츠가 없을 수 있으므로, 공유를 위해서는 서명 이미지를 별도 파일로도 보관해 두는 것을 권장합니다.
Word의 디지털 서명 기능 소개 (필요한 경우)
지금까지는 손글씨를 활용한 전자 서명 이미지 삽입 방법에 대해 살펴봤습니다. 그런데 앞서 설명한 디지털 서명(Digital Signature)을 워드에서 직접 사용하고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 일반 사용자가 일상적인 문서에 디지털 서명을 적용할 일은 흔치 않지만, 참고로 방법을 간략히 소개해드릴게요.
Microsoft Word에는 문서에 디지털 서명을 할 수 있는 기능이 있습니다. 이것은 그림으로 서명을 넣는 것과 달리, 인증서를 통해 전자적으로 서명하여 문서의 무결성과 서명자의 신원을 보장하는 기능이에요. 이를 사용하려면 먼저 신뢰할 수 있는 인증 기관에서 본인 명의의 디지털 인증서(예: Entrust Document Signing Certificate 등)를 발급받아 컴퓨터에 설치해야 합니다 (디지털서명 & 전자서명 같은 뜻 아니야?! 전자계약 EasyContract). 개인용 공인전자서명(공동인증서)이나 기업용 전자서명 인증서를 가지고 있다면 활용할 수 있습니다.
절차를 간략히 보면 다음과 같습니다:
- 서명란 추가: 워드 문서에서 서명할 위치를 클릭하고
삽입탭 >텍스트그룹 >서명란을 선택합니다. Microsoft Office 서명 줄이라는 옵션을 클릭하면 서명자를 지정하는 대화창이 나오는데, 이름, 직책 등을 입력하거나 비워둔 채 확인하면 문서에 서명 X 표시와 함께 서명줄이 삽입됩니다 (How to Insert a Signature in Word) (How to Insert a Signature in Word). (이미 작성된 문서를 최종 서명받을 때 이 서명 줄을 넣어두기도 합니다.) - 디지털 서명 추가: 문서에 서명란이 삽입되면, 그 영역을 더블 클릭하거나 파일 > 정보 > 문서 보호 > 전자 서명 추가 등을 통해 서명 과정을 진행합니다. PC에 유효한 인증서가 설치되어 있다면 해당 인증서를 선택하여 디지털 서명을 완료하게 됩니다. 서명이 완료되면 워드 상단에 “이 문서는 최종 서명되었으며 편집할 수 없습니다”라는 배너가 표시되고 문서가 잠금 처리됩니다 (Word 문서에 서명하는 방법 - Entrust) (Word 문서에 서명하는 방법 | Entrust). 이는 문서 내용이 서명 후 바뀌지 않았음을 보장해줍니다.
디지털 서명을 하면 더 이상 문서를 편집할 수 없게 되므로, 최종본에 서명해야 해요. 또한 디지털 서명된 워드 문서를 저장하거나 보낼 때는 수신자가 해당 서명을 확인할 수 있어야 하는데, 보통 PDF로 변환해 전달하거나, 상호간에 인증서를 신뢰 목록에 추가하는 등의 절차가 필요할 수 있습니다. 아무래도 일반 사용자에겐 다소 복잡한 과정일 수 있죠.
결론적으로, 일반 사용자 대상으로는 굳이 인증서 기반 디지털 서명까지 사용할 일은 드뭅니다. 다만 회사나 공공기관에서 요구하는 경우가 아니라면, 앞서 설명한 서명 이미지 삽입(전자 서명)만으로도 충분히 문서를 주고받고 서명 절차를 진행할 수 있습니다. 전자 서명 이미지는 편리하고 빠르지만, 위변조에 대비해 문서 보호를 추가로 하거나 PDF로 저장하는 등의 보완을 하면 더 안전하게 활용할 수 있습니다.
전자서명 활용 팁 및 마무리
지금까지 워드 전자서명 빠르게 삽입하는 방법을 처음부터 끝까지 알아보았습니다. 스마트폰으로 손글씨 서명을 촬영하고 Word에 이미지로 넣는 것부터, Word 서명 삽입을 손쉽게 해주는 퀵 파츠 기능까지 모두 다뤘는데요. 마지막으로 몇 가지 유용한 팁을 정리하며 마무리할게요:
- 스캔 화질 개선: 서명 사진을 찍을 때 가능하면 밝은 자연광에서 선명하게 촬영하세요. 사진의 대비를 높이면 펜 자국이 더 뚜렷이 보입니다. 워드에 삽입 후에도 필요하면 흑백 효과 등을 주어 실제 도장 찍은 듯 선명한 서명 이미지로 만들어보세요.
- 투명한 PNG 사용: 이미지 편집 프로그램을 다룰 줄 안다면, 서명 부분만 추출하여 배경이 투명한 PNG 파일로 만들어두면 어떤 문서 배경색에서도 깔끔하게 어울립니다. 워드 자체의 배경 제거 기능을 쓰거나, 포토샵 같은 도구로 배경을 지워서 저장해두면 더욱 전문적으로 보여요.
- 서명 이미지 보안: 한편 준비한 전자 서명 이미지 파일은 외부에 유출되지 않도록 조심해야 합니다. 사진 형태의 서명은 악용될 소지가 있으니 신뢰할 수 있는 곳에만 사용하고, 가능하면 파일에는 암호를 걸어두거나 워터마크를 삽입해 두는 것도 방법입니다. 필요 시 문서 자체에 편집 제한을 걸거나 PDF로 저장하는 것도 고려하세요.
- 다른 플랫폼에서 전자 서명: 워드뿐만 아니라 PDF 문서에도 비슷한 방식으로 서명 이미지를 넣을 수 있습니다. Adobe Acrobat Reader 등의 프로그램에서 서명 이미지 추가 기능을 제공하니, 계약 상대방이 PDF를 요구할 때 활용하면 좋습니다. 또한 Docusign, 모두싸인 등의 전자계약 플랫폼을 사용하면 보다 체계적으로 전자 서명을 주고받을 수도 있습니다. 하지만 별도 서비스 가입 없이 직접 워드에서 간단히 처리하고 싶다면, 지금 설명드린 방법이면 충분합니다.
이상으로 워드 문서에 전자 서명 삽입하는 법을 구어체로 상세히 안내해드렸습니다. 처음엔 좀 번거로워 보여도 한 번만 해두면 그 다음부턴 금방금방 따라 할 수 있을 거예요. 종이에 출력해서 서명하고 스캔하는 수고를 덜고, 전자 서명 만드는 법을 익혀서 디지털 문서 작업을 더욱 빠르고 효율적으로 처리해보세요. 필요할 때 언제든지 자신의 서명 이미지를 Word에 척척 삽입해서 시간도 절약하고 편리함도 느낄 수 있을 것입니다. 궁금한 점이 있다면 Microsoft 지원 문서나 IT 관련 커뮤니티를 참고해보셔도 좋습니다. 그럼 이상으로 워드 전자서명 사용법 가이드를 마치겠습니다. 성공적인 문서 작업 되세요! 🎉